Cara Bikin Form Data Karyawan dengan Data Validation
Database yang bagus bisa rusak kalau input datanya berantakan — "Aktif" ditulis "aktif", "AKTIF", atau malah typo. Data Validation mengunci pilihan yang bisa diketik, supaya datanya konsisten sejak awal.
1. Siapkan daftar pilihan untuk dropdown
Di sheet terpisah (misal "Referensi"), buat daftar pilihan yang valid:
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Jabatan | Status |
| 2 | Staff Admin | Aktif |
| 3 | Staff HRD | Resign |
| 4 | Supervisor |
2. Pasang Data Validation List di kolom itu
Blok kolom Status di sheet database, lalu Data → Data Validation → Allow pilih List → Source isi =Referensi!$B$2:$B$3. Sekarang kolom itu cuma bisa diisi lewat dropdown, tidak bisa diketik bebas.
Tampilannya di sheet database — klik selnya, muncul panah dropdown:
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Nama | Status ▾ |
| 2 | Budi Santoso | Aktif |
| 3 | Sari Wulandari | Resign |
3. Validasi khusus untuk format NIK
NIK Indonesia selalu 16 digit angka. Supaya orang tidak salah ketik jumlah digitnya, pakai Data Validation dengan Custom formula. Blok kolom NIK → Data → Data Validation → Allow pilih Custom → Formula:
=AND(LEN(A2)=16,ISNUMBER(VALUE(A2)))LEN(A2)=16 memastikan panjangnya persis 16 karakter, ISNUMBER(VALUE(A2)) memastikan isinya semua angka. Kalau ada yang mengetik kurang atau lebih dari 16 digit, atau ada hurufnya, Excel menolak input itu:
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | NIK yang Diketik | Hasil Validasi |
| 2 | 3201010101950001 | Diterima (16 digit angka) |
| 3 | 32010101 | Ditolak — kurang dari 16 digit |
4. Template siap pakai
Template Excel siap pakai untuk kasus ini — rumus dan format sudah aktif, tinggal isi data sendiri.
Unduh Template Excel (.xlsx) ↗Ini baru 1 dari 5 template HRD & Data Karyawan. Mau semuanya digabung jadi 1 file siap pakai?
Kit HRD & Data Karyawan Lengkap — Segera hadir